Ну, например, Вы пишите: "У нас в епархии появилась задача такая-то, связанная с тем-то и тем-то. Прошу высказать свои мысли по этому поводу"

Как-то так ...

Да попробуйте, кто запрещает ? 

Возьмите, к примеру, для начала расскажите об одной-двух проблемах, которые обсуждались на той встрече.
Уверен, службы выскажут свое мнение.

Так же поступаем и мы!
Наша служба Паломник первая начала работать в Самаре. Маршруты с нуля разрабатывали!
Несколько лет назад пострадав от одной из служб нашего города, которая на два дня до нашей поездки поехала таким же маршрутом. Приезжаем в город, а там для нас гостиницы нет. Говорят, так Вы ж были уже! Руководитель той поездки намеренно представлялся нашими именами. Остановили их только у Соловков! Там на пароме именные билеты у нас были. Т.к. Елене Александровне благословение была нашу группу с ночлегом на Соловках оставить, чего в то время никому практически не позволяли! Так об этом та группа не знала. Приехали и ждут наш автобус. Обрадовались даже. Люди то не понимали, почему их не пускают на паром.  Паром монастырский. Батюшка видимо понял причину. Предствляются нашей службой, а паспорта -то другие! И велел им нас ждать! Вот встреча и состоялась. Скандал был огромный! С позором тот автобус оставили на берегу! А мы уплыли на Соловки. С тех пор стараемся ничего подробно в расписании не указывать! Людей жалко!!!

Нет!

Катерина, жесть!!!
Такого кидалова даже у меня  не было! Но подобный эпизод был.
Слизали в Саратове мой маршрут с точностью до дат. Набралось ровно по пол-автобуса у каждого. Что делают нормальные люди? Правильно, презрев трения - объединяются людей удобства ради. Ну и ради прибыли конечно. Кому интересно за спасибо своё время тратить? Но все мои подобные предложения были надменно отвергнуты - мы сами, мы всё заказали, мы всё сделаем. Ладно.
В общем, из Саратова, в одно время, по одному и тому же маршруту ( а маршрут большой, 5000 км) отправляются два автобуса. Дорог в России мало, поэтому выбора нет - едем по одной дороге. Мы впереди, оне - позади. Потому как разница в чём - я этот маршрут уже проходил - а они - нет. Соответственно, дорогу представляют приблизительно, и для страховки держатся нас.
Доехав до более развитого московского региона, где есть хоть кака-ято сеть дорог, чуть отстаём от них  и уходим в объезд. Правда утром под Тверью всё равно нас нагнали - Москва-Спб - всё равно одна дорога. Ну ладно, думаю, устрою я тебе юрьев день. В общем, наши паломники наблюдали такую картину - их во всех городах встречают местные профессиональные экскурсоводы - паломники из параллельной группы  довольствуются интернет-выжимками саратовского организатора. Гостиницы в Питере они ещё где-то сумели заказать, но когда приехали в Тихвин, случился казус. Как всегда, местный экскурсовод сделал нам экскурсию, пока "те" озадаченно вопрошали своего руководителя на предмет истории тихвинского монастыря. Ладно, видимо как-то отвертевшись, они сели на скамейки и привычно смотрят на нашу группу - когда же мы, согласно программе, расписанной по часам и тщательно соблюдаемой, начнём посадку в свой автобус на следующий объект. А мы всё не собираемся и не собираемся. А потом и вовсе на ужин в трапезную пошли, которую в монастыре предварительно заказали в верхних палатах. Выходим довольные, сытые, 9 вечера - а на небе непривычно северное солнышко сияет. У руководителя параллельной иерархии наконец не выдерживают нервы и он подходит ко мне с вопросом, мол, когда поедем-то?
Я говорю - нескоро. Заночуем мы здесь.  - о как. У того аж лицо заперекосилось. Дык, как же говорит, а как же программа?
 - Ну так это ж моя программа говорю, верно? Ты здесь при чём? Он побежал узнавать в монастырский паломнический центр, который уже закрылся, мыкнулся к охране, потом к вагончикам - всё, баста, мест нет.
Вижу, группу собрал, что-то сказал людям, и быстро зашагал к автобусам. Что бы голодные паломники не разорвали, наверное. Ну а пока он бегал, я спокойно прошёлся по его паломникам, раздал визитки и посоветовал выбирать головой. Не экономьте 1000 рублей. Дороже выйдет.
Очень многих из  тех людей я потом видел в своих поездках.
Оставшиеся два дня паломничали без назойливого присутствия земляков.

Господь всё расставляет на места!!!

Надо было к автобусу Семена радиожучок прилепить, а самим ехать так, чтобы видно не было.
А то и "казачка засланного" подсадить к нему в автобус, чтобы отзванивался периодически, где они сейчас и куда направляются. 

Думаю, это будет не проще, чем вам маршруты патентовать